迪哥職涯筆記｜終結無效率會議， 50 分鐘結束每場會議的 9 大開會準則
向 Google 及摩根士丹利學習超高效會議術讀後心得
好的會議壞的會議
一個品質不好的會議有以下這些現象：
- 花很多時間卻沒有任何成果，甚至連會議紀錄都沒有
- 與會者沒有事先溝通，也沒有會前準備
- 把時間用來看著文件念一遍，只是報告流水帳，其他人當場聽到後，當場才思考，根本沒有時間去產出有價值的洞見
- 議而不決，很多時候結論都是下次再討論，沒有壓出明確的負責人和時間
一個好的會議要有清楚的目標，而想要有效率的達成目標，會議必須要有議程順序和清楚的時間分配，開會前與會者一定要先看過所有資料，週報、問題、數據、提案內容、報表
一個會議的目標，不脫以下這四種：
做決策、創造想法、傳達資訊、團隊建立
- 做決策
會議結束後還有懸而未決的事是因為「缺乏整理」和「資訊不足」，不要輕易說出「會後我們再研究看看」急著要的資訊，就在會議上聯繫關鍵成員來處理
分清楚「已知」和「未知」的資訊，會議結束後，必須要有行動方案，方案中的資訊很簡單，就是誰在什麼時間負責把資訊從「未知」變成具體的「已知」
- 創造想法
腦力激盪一定要事前做好準備才進行，而且一定要產出內容，如果可以搭配原型設計，討論流程、功能、畫面，會讓這個會議更有產值
- 傳遞資訊
重點是傳遞後希望帶來什麼樣的影響，用有建設性的方式驅動對方，負責促使對方到採取行動為止，才是專業的表現，祕訣是
「激發與會者的情感」
會議結束前開放所有人提問，務必解決每個人心中的疑問，帶著疑問是不會貫徹到底，如果只是要佈達行政事項，寄email就可以了
可以用一句強而有力的終語，來請求與會者的協助，這句話是有魔法的，大家不妨試一試，書上推薦的是
「我需要各位的力量」
- 團隊建立
一個高績效的團隊，重點不在於領導者有沒有魅力、高績效能帶來的福利報酬或成員基本能力上，重點在管理者和成員間是不是平等的，也就是每一位成員有沒有心理安全感
反向思考！
happy hour 的目的為何？有時美食美酒和放鬆的環境，是為了讓大家進入放鬆的狀態，放心的聊聊，才會說出平時不會說出口的想法
九大會議準則 — 提升效率、溝通品質
準則1｜區分清楚會議類型
是「實務性-有清楚的yes 和no」還是「創造性-開放式腦力激盪」，如果一場會議既有實務性又有創造性，兩者並行時要先進行實務性的部分，再進行創造性的部分，不然會議一開頭就很發散，就開不完了
準則2｜會議資料嚴禁是不能共筆的檔案和附件
如果會議資料有多個版本，還散落在不同人的電腦中各地，每次有人修改後還要再想辦法通知同仁，是非常沒有效率的行為
這時使用共筆的軟體，相信一定可以有效提升會議效率，你可以用自己喜歡的 google doc, notion, dropbox paper, Microsoft 365 etc…
準則3｜在會議當下完成會議紀錄
會議紀錄只記最重要的兩件事：會議決定下來的事（需求討論歷程）、接下來的行動（由誰在什麼時間做什麼事）
準則4｜任務分配：「有計畫地」讓所有人公平輪替
會議的負責人不能輪替，因為有爭執時，要由他負責下決策，其他角色引導者、計時、紀錄者是可以輪的，會議引導能力是培育領導力的重要關鍵
準則5｜會議開始先讓所有人都先發言
每人有 20 秒的時間，可以發表意見，這是一個儀式感，分享個人的目標、揭露個人狀態（前一天熬夜、今天很累、早睡早起精神奕奕）
知道你的狀況後，引導者可以貼心的思考，如果本來是一個很長的會，但大家的狀態都很不好，那這個會議就可以彈性濃縮調整
這同時也是引導和團建的一環
自我揭露可以有效提升每位與會者的心理安全感
準則6｜零紙張會議
不需要大量精美的簡報，會議目標要明確，領導者要制定範本讓全公司同仁在會議時使用
開會時不要每人發一份紙本資料，因為眾人低著頭看資料，低頭這個動作，會使會議室的氣氛變的凝重，在這樣的氛圍下，人會變的吹毛求疵，心態會比較具有批判性
比較好的方式是把大家的視線引導到會議室的投影幕上，報告者在台上簡報時，要用表情和聲調等訊息，把簡報沒寫到的資訊傳達給與會者，這樣所有人面對面開會才有意義
準則7｜以 25 分鐘為單位的會議時間
用較短的時間限制，來營造緊張感，如果沒有重要議程，斷然的決定不開會也無妨，因為無目標的會議，只是在浪費時間
好巧不巧！寫這篇文章的同時，我就收到了工作生活家的遠距大禮包，用蕃茄鐘不僅能用蕃茄鐘衝刺法，更進階的使用方式，就是可以好好管理我的會議時間呀呀呀，按下25分鐘，就是會用百米衝刺的速度來開會呢
善用 Google Calendar ，每個同仁都要把自己不能佔用的時間列在 Google Calendar 上，讓其他人看著自己的行事曆，就可以自由挪動會議時間，省下跟所有與會者往返溝通確認的時間
準則8｜每個任務的截止時間不能是下次開會前
會議議程中的總結是很重要的，在此確定會議決定的行動方針，成員在下次會議前，有很多事情要做，如果把截止時間訂在下次開會前，大多的事都會 有失誤，建議把時間設定在是下次會議的 2 天前，會議負責人確認內容無誤，這樣在正式會議前才有時間再調整
準則9｜不斷迭代會議，將「檢討會議本身」納入議程，
為了敏捷開發，產品迭代，每天都不斷的在開會，但你有沒有針對「會議本身」進行迭代呢？會議本身的品質是需要維護的，定期深入檢討，才能不斷優化會議的質量
人類是很容易就流於形式的動物，不斷檢視才能確認會議是否有進行的必要性
在會議上無法提出建設性發言的人，沒有參與會議的必要，要讓這類人退出會議，可以用下面這個方法
「今天的會議，是希望可以得到貴部門的意見，為了改善團隊會議效率，我提出一個想法，如果你平時比較忙，無法關注此專案，請問貴部門是否有更適合參加會議的人選？」
不考慮他人的感受就發言，即使再有道理，也不是成熟的溝通方式
最後補充一點，「創造新事物」的會議是不可以隨意取消的，雖然常常是議而不決，但創新是應對市場快速變化的重點，所以必須為此事安排例行會議
開會的人要常常思考下面這件事
什麼讓會議變得麻煩又無趣，要怎麼做才能讓會議變得刺激又具生產力
會議引導人
引導者的責任是推進「得出成果」的過程，有時對會議議程有問題，會議引導者必須向負責人提出 5 分鐘的「事前會議」，可以節省與會者的時間，避免議而不決的情況，比競爭對手更早獲取商業機會，這 5 分鐘超有價值
- 前提設計
會議要有前提設計，我們抱持的心態是「在任何時候發言都要具有建設性」，帶著一些幽默感說出這些前提，很快就能消除不安的感覺，下面這幾句推薦使用
「意見不同是因為角色不同，但我們會用對事不對人的精神來討論」
「有想法盡管提出，一出會議室我保證大家都會和好的」
「公司很仰賴各位來推動各項制度和規則，會議就是大家可以暢所欲言的地方，大家盡情發想，用力的抱怨吧！」
- 在討論中有些隨機
引導發言的順序不要流於制式或僵化，可以用顏色或頭髮長度或特殊事件來決定
- 設定「限制」
發言前先說明立場，是贊成還是反對，再說明緣由
- 提出能釐清狀況的問題
會議中大家陷入沉默，通常是因為要行動時，通常都會遇到困難和麻煩的事，大家手上事都很多，沒有人想要增加自己的工作量，這時要條列出待辦事項，詢問與會者需要的協助才會讓大家參與討論
決定方案前，先列出選項和各自的優缺點，才可以讓大家快速討論重點，得出結論來
- 專注與放鬆間的平衡
開會時，引導者要試著取得專注和放鬆間的平衡，臭著臉營造出強勢氛圍的人，職位再高，都是個不及格的引導者
氣氛僵硬時，適時把飲料打翻也是種方法，大家忙著擦桌子，氣氛就可以軟化下來，主動的引導話題重心，像是「再這樣下去，好像真的會吵架囉」
會議的困難點
- 爭執當下是否要下決策？
決策要top-down還是 bottom-up，要先分析還是做了再說，處理方式截然不同
這個世代的問題大多是 Complex 的，市場隨時在變化，詳細分析只是浪費時間，該學習的不是過去，是現在和未來
推薦「庫尼文架構」
- 翻案重提討論
典型麻煩人物，戶看是思考謹慎，但用消極的意見潑冷水，只是不想因為自己的錯誤而導致失敗
用六項帽子思考法來解，戴上帽子只能以該種方式來思考，用這個方法，可以在討論過程一點一點建立起大家對各議題的共識
白 — 以客觀事實和數據來思考
紅 — 以情感觀點來思考
黑 — 帶著批判性觀點來思考弱點
黃 — 樂觀又正面來思考
綠 — 帶著創造性思維，從新觀點去思考
藍 — 建構思考過程，以調節管理的角度去思考
引導者不用說出基礎架構或理論，只要明確指示現在必須針對什麼思考、如何思考來梳理會議流程就可以了
- 討論偏離核心
先感謝意見，但以建議性提問回擊（例：這件事需要誰的參與來討論），藉此來判斷議題是藉口還是真的想討論
若是認真提問，又無法當場解決，就趕快結束會議，列出關鍵人物另起會議
- 未執行交辦任務
有些沒把事做好的人，會以「忙碌」當做藉口，這時引導人應該要建設性的提問「沒能執行完成的理由」，並在會議結束前，要求該名與會者「回覆」並做出「承諾」
人只有感受到「他人對自己有所期待」，才會「起身行動」，不要用命令的，可以用懷柔政策，說出「XXX 最擅長這個工作，就拜託你了」
- 到最後都無法統合意見
追求全場意見一致，根本是浪費時間，通常還是由會議負責人來下最終的決策
會議有個潛規則是「雖不贊成，但承諾配合」
所有與會者出了會議室，就要按照這個結論，統一口徑，發揮最佳的表現去達成目標，會議引導人就是要引出與會人表達所有的意見，把想說的話都說完後，與會者即使不贊成，也必須承諾會做好已決定的事情
轉換觀點
把麻煩的人轉變為有幫助的人，沒有沒用的球員，只有不知道怎麼用的教練
所有人都訓練成出色的會議引導者，就會是一個最強團隊
會議前的溝通與準備
事前溝通有三大好處：
- 收集資訊
- 心理準備
- 為彼此找出思考的時間
事前溝通的大忌是不具建設性的溝通，例：隱瞞事實、派系勾結、搞辦公室政治
會議上才丟出企劃案來討論，是無法有效利用團隊集體智慧找出洞見的，一定要「事先溝通」
穿上司的上司的鞋，為客戶的客戶著想，為上司多想一步，才能提出被接受的好提案，同理心大過同情心，幫助大於巴結
如何打造高效團隊
建立信賴感，歡迎負責任且具建議性的發言和自我揭露弱點，歡迎所有人將悲傷、煩惱帶入會議，由主管率先展現弱點，員工才敢跟著做
把所有與會者發的牢騷都當做一種請託，與會者有情緒時，如果引導人也有了情緒，整場會議就會陷入情緒的糾葛中，沒法做出有效的討論，應該要察知對方的微妙情緒，接受對方的感受和想法，理解自己產生了什麼情緒，再應對
結論
看完整本書，整理完這些心得，出社會這麼多年來，我從來沒有用心思考及學習應該要如何把會開好，十多年開了那麼多會，真的是沒有好好善用時間
看到了這本書，終於明白過去開會時為什麼都會有溺水的感覺，照著書中的方法開會，好像就有呼吸到新鮮空氣的可能性
很慶幸在這個時間點看到這本書，如果我 10 年後才看到，應該會再多花5000 個小時在開沒有意義的會議，這篇文章分享給每一位曾被會議所苦的朋友，讓我們一起向高效率邁進
我是迪哥 Disney ，我樂在體驗生活、熱愛參加各類活動，會把很多新知和好玩的東西打成心得分享給大家
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