迪哥產品運營筆記|如何動員數百名活動策展人數位轉型?ACCUPASS 14天社群點火抗疫全記錄!

最近有一篇文章「誰來推動企業數位轉型最有效,答案不是 CEO 也不是CTO,而是 COVID-19 。」
面對疫情升溫,今天要跟各位分享, ACCUPASS 活動通如何透過社群的力量動員數百名活動策展人一起將線下活動數位轉型到線上聯合抗疫!

迪哥產品運營筆記|如何動員數百名活動策展人數位轉型?ACCUPASS 14天社群點火抗疫全記錄!

想請各位先來看看我們這14天的工作日誌:

3/18 (三)台灣 COVID-19 確診人數達100例
3/20 (五)晚上發訊請 PM kick-off 線上活動功能
3/21–25 PM/RD/MKT 趕工線上活動相關功能及行銷企畫
3/25 (三)指揮中心建議停辦人數眾多的集會活動(室內100人以上,室外500人以上)
3/26 (四)ACCUPASS 線上活動功能上線啦!(旋轉跳躍 我閉著眼 成效看得見 你送審了沒)
3/27 (五)Microsoft 365 在 ACCUPASS 開賣啦!(社群活動咖都是工作生活家)
3/31 (二)活動人學院 x 商業思維學院合辦課程「如何在 ACCUPASS 用 Zoom 舉辦線上活動」, 百人線上活動完美落幕
4/1 (三)線上活動突破100檔!遠距好課專區上線!

迪哥聊產品運營|如何動員數百名活動策展人數位轉型?ACCUPASS 14天社群點火抗疫全記錄!
迪哥聊產品運營|如何動員數百名活動策展人數位轉型?ACCUPASS 14天社群點火抗疫全記錄!

從看到一封訊息到今天,短短14天的時間,完成了看起來像2個月才做的完的事,這中間沒有投機取巧、沒有神奇偏方,只有我們日積月累下來的合作默契及跨部門溝通模式,這邊有三點特別值得跟大家分享

1.全員敏捷
2.異業合作力量大
3.點燃社群之火!

敏捷開發
相信大家都知道一件事,你拿石頭砸恐龍的腳,他可能要等到1分鐘後,才會感覺到痛,這是因為恐龍的身體很大,所以痛覺傳導需要很長的時間。另外相信大家也都知道,當你把左腳翹到右腳上面,你用手刀敲你左腳膝蓋的某一個點時,不到1秒鐘,你的小腿會自然而然、不由自主的立刻抬起來!這是完全無法控制和壓抑的!

恐龍和抬腳這兩個案例看似無關,但我覺得和公司面對市場變動的反應速度是有高度相關的,公司各部門及所有員工之間,就像被一條神經串連在一起,決策層就是大腦,發出訊號後,可以從所有員工的反應速度,看出這間公司的反射神經速度有多快。和上述案例比較不同的地方,公司的反應神經速度,和公司規模大小,並不一定是畫上等號,畢竟藍色大象也是會跳舞的。

3/18 在確診案例達到 100 例的那天,我們發現到社會大眾對於參加線下活動的心態,突然有了一些改變,從原本的關心變成有一些些擔心,而察覺到氛圍的改變時,我們在周四周五也陸續接到一些電話進線詢問。而很巧合的,周五我不在辦公室時,創辦人才剛和 PM/RD Head 討論過系統調整方向,原本安排在下一個 Sprint 要進行開發(我完全不知道這件事)。

我周五晚上回到家中愈想愈覺得不對,我們面對市場變化的反應好像太遲鈍、太無所謂了,我在想「如果疫情急轉直下,瞬間線下活動全部無法舉辦,我們這個反應速度是應付的來的嗎?答案是絕對反應不過來的。」想到這邊我不禁憂心忡忡,於是我立刻聯絡 PM/RD Head 說明此事有高度急迫性,我希望在最短的時間內可以完成線上活動功能。

在我聯絡完他們後,他們開始聯絡團隊夥伴,在不到12小時的時間內,周六早上 RD 團隊全員到齊,PM 說明完需求進行分工,RD 同仁們就捲起袖子來開始開發功能。花了三天的時間開發,兩天進行測試調整,終於在周四完成功能,順利上線!

敏捷運營
兩年前我擔任 PM 時,對於自己工作範圍的定義,就是規劃 > 開發 > 測試 > 上線,上線後我就解脫了,要開始規劃下一個功能了,完全沒有花心思去管前一個功能上線後有沒有人用或是用戶覺得好不好用,我覺得「那就是 BD/MKT 的工作了,我應該沒辦法干預吧。」

而自從我在市場打滾一年半後,從今年開始,我們團隊完全打破了這個觀念,每周新增一個重點會議「平台運營會議」,這個會議 PM 和 MKT 兩個部門的人都得要參與。這個會議中我們會共同討論重點平台功能的優先序及進度。

會議中,我們希望 PM 們要有市場行銷的思維,著手規劃一個功能前,要先確定這個功能一上線,就會有大量的會員知道並開始使用這個功能,也要確定市場是買單這個功能,願意為這個功能付費的,這代表 PM 要開始學習市場定位、產品定價、行銷推廣等商業知識。

而 MKT 的人也沒閒著,要往產品端去思考,今天 PM 規劃的功能,要怎麼調整,才會更好推廣更好賣,市場的切入點為何?怎麼一上線就讓所有會員都來使用?從社群把會員導到產品上面的操作流程和體驗夠不夠好?同時也要定好上線後的目標,數據表現沒有達到預期要快速調整,不能坐等時間過去,熱度消退。

可能有人會很納悶:「我們公司也有開這種會阿,不就很表面的會議,有那麼神奇嗎?」這邊我們今年在規劃年度目標時,有加上一條但書,我們讓 PM/MKT 有一致且明確的目標。

目標沒有達成時,是兩個部門的人要為同一個相同的目標負責,我們很幸運的,在我們開始這麼做以後,兩個部門的人沒有互相指責和推諉找藉口,而是能坐下來好好討論,理解對方的難處,想辦法多做更多來推進。

這個會議,我看到了幾個好處:

1.在規劃前,就要先想好怎麼去銷售和推廣,再也不做那些做完沒人知道的功能了
2.功能規劃階段, MKT 可以充份提供建議,共同思考最好的做法
3.功能開發完成前, MKT 同步安排規劃上市推廣方案和成效驗收方法
4.功能上線後, PM 和 MKT 要持續關注指標,表現不如預期時,要持續優化改進功能及推廣方式

小結
疾管家在周三才剛發佈訊息「建議停辦人數眾多的集會活動(室內100人以上,室外500人以上)」,周四我們的產品很順利的於 Web/APP 全面正式上線,訊息發佈的隔天,我們就已經可以在 ACCUPASS 舉辦線上活動了!

功能上線同時,我們配套的規範,行銷推廣的規劃也都同步完成了,這是因為3/21(六)早上, PM 和 RD 們來公司時,其實 MKT 的同仁也有一起來, PM 在Brief 時, MKT 也是一起在聽的,所以當 RD 著手開發功能時, MKT 也同步在擬定功能上線後的行銷推廣策略。

我個人認為 ACCUPASS 全體同仁對危機有高度意識,不固守成規,能保持敏捷的心態,對市場快速做出反應,是很重要的關鍵。以這次線上活動功能的整體推廣成效看來,我覺得我們團隊非常棒,我以他們為榮!

大家在14天工作日誌上,應該有看到兩個重點單位,一個是微軟的工作生活家,另一個則是商業思維學院。
在市場上有可以合作的好夥伴是很重要的,而 ACCUPASS 跟這兩個單位很早就結緣了,也一直都在討論有沒有進一步合作的可能性,而疫情升溫後,要想出方法和夥伴們一起突圍這件事變得愈來愈重要,促使著我們執行的步調和節奏也愈來愈加緊湊。

工作生活家
和工作生活家的合作,年後就有陸續的在推動,但在疫情升溫後,我們用閃電戰的速度,在1周內就完成了簽約、行銷走期、上線推廣、線上開賣等作業流程,在 ACCUPASS 催生出線上活動功能的隔天,我們和工作生活家也雙雙公開合作的訊息,從現在開始,在ACCUPASS 上,就買的到Microsoft 365 囉!

雖然說這一切都在意料之外,但正所謂無巧不成書,在遠距工作當道,線上活動盛行,全民都在學習如何成為更有效率的雲端工作者, Microsoft 365 絕對是你不能錯過的遠距工作神器!當活動社群咖遇上工作生活家,請期待強強聯手,創造出更多精彩的火花!

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商業思維學院
上線1個月,超過千人加入,商業思維學院儼然成為台灣最具影響力的商學院,在一月就進行了一場超級壯觀且高度指標的線下活動,在一個會場內,總共有 400人一同進行分組討論,學院原定一整年要進行150場以上的線下活動。

沒想到過完年後,被疫情殺的措手不及,學院當機立斷決定,在疫情穩定前,所有課程轉為線上,這一轉學院從1月開始就實際運課6場百人以上的線上活動,每場都在線上進行講座及小組分組討論,學習效果不僅不打折,反而還倍增,為此寫了一則優質長文 — 我們用zoom在線上進行百人實做

而且我和商業思維學院院長 gipi 的默契應該是從大學時球隊就在培養好了吧。他們上面那篇優質文章是在3/20發佈的,前一天 3/19 ,我就在想「ACCUPASS 的主辦單位應該很需要一個專業的單位指導他們如何運作線上活動,是不是可以跟商業思維學院合作開課?」我就立刻打給他們的學務主任 Leona,打給她時她也覺得有點扯,因為 gipi 也才正在跟她討論一樣的事情,雙方一拍即合決定合作開課。

3/26 ACCUPASS 線上活動功能開發完成當天,這場「如何用 Zoom 辦一場線上活動」的活動頁也同步上線, 3/31 我們和超過100名的主辦單位完成首場課程,而大部分參加人都是給予好評,目前敲碗要加場的主辦已超過200人,如果你也對如何用 Zoom 舉辦線上活動感興趣,歡迎報名,一起敲碗加場!

下載 ACCUPASS APP 找到遠距好課專區,報名商業思維學院和其他優質線上活動!

ACCUPASS 活動通的願景一直是「讓生活因活動而生動」,而我們也一直致力於幫助平台上的主辦單位「讓每個活動更成功」,從很多年前我們就開始經營一個臉書社團ACCUPASS 主辦單位俱樂部

在籌備課程時,我們一直在思考,這次的課程要怎麼樣才能在最短的時間內幫助到最多的主辦單位。我們後來發現,課程參與人數其實不是重點,如果課程的內容是單向聽講,那即便我讓500人同時參與,大家應該也只能吸收3–5成,結束後他們滿腦子的問號和疑惑還是沒有被解決,對線上活動還是打了個大大的問號,那講座後一樣不會有任何人舉辦線上活動的。

沉甸下來後,我們認為答案從一開始就擺在我們眼前,我們創辦人一直強調的價值觀就是「活動當下的體驗,是無可取代的!」我們希望透過讓參與課程的主辦單位,深度學度親身體驗,讓主辦單位們相信「線上活動是可行的!體驗不會輸給線下活動的!」我們真心希望所有人上完課程後,都能開始舉辦線上活動!

而一場有小組討論環節又體驗良好的線上活動,是需要很多分組助教參與的。線上活動的分組最適人數其實是5–6位,因為線上活動大家輪流講話,如果一人講2分鐘,第5個人要等10分鐘才會輪到他發言,注意力很容易發散,而且發散的注意力就像變了心的戀人,很難再找回來了。正當我苦思,100多人的活動,這麼短的時間去哪找20幾個助教阿?看向坐在辦公室的 BD/Sales/MKT/PM 們,我突然發現我的擔憂也太多餘,這批好夥伴,就是最專業的活動顧問們不是嗎?

在這場活動中, ACCUPASS 的每位夥伴都是火源,每一位主辦單位都是火種,所以我們決定在這場活動安排22位助教,總共只收132名參加人,一組6人,並且在活動流程中加入分組自我介紹和工作坊的流程,而為了讓首場活動可以完美的呈現給所有主辦單位,並且給大家一個好的線上活動體驗。 ACCUPASS 每一位活動顧問,都有提前接受商業思維學院2小時的超專業助教訓練,而兩位講師(沒錯,一位是在下本人我)更是在事前就花了很多時間精心準備課程。

而我們也向社群活動界的大牛 CMX 學習,在活動結束後,我們準備超高速脫水處理過的干貨大禮包,不藏私的要分享給每位主辦單位,但希望可以請每位參與課程的主辦單位動動手花點時間,打下200字的心得,公開分享在社群上面,讓更多主辦單位知道在我們平台上可以舉辦線上活動啦!每位主辦單位都從火種變成火源,在社群上點燃更多的火種,一層傳一層,讓更多人來體驗線上活動,點燃社群之火,和所有主辦單位團結在一起,對社會產生更正向的影響力!

上述200字心得的活動,目前已有數十位主辦單位響應,PO文互動數百次,觸及更是上千次!而在活動結束的隔天,ACCUPASS 上的線上活動,直接突破100檔,我們火速推出「遠距好課」專區,在家抗疫除了追劇以外,也可以參加優質線上活動哦!一來學習新知,二來拓展人脈,三來跟上潮流,隨時充實自己,成為更好的你!

本文中寫的的敏捷,和大家常看到的敏捷開發不一樣,我想強調的是敏捷運營這部分,今天我們開發新功能的目的是解決真實存在的問題。如果產品功能開發的很快,但上線後完成沒有任何人知道這個新功能,甚至是知道了但不會用,使用者心中充滿很多的問號,即使功能問世,我們還是沒有辦法達到我們的目的,解決真實存在的問題。

這14 天我們做了很多事,希望我們做的事對各位有幫助,有解決到大家真實存在的問題,最後我有兩點呼籲:

  1. 加入 ACCUPASS 主辦單位俱樂部,掌握活動圈大小事
  2. 想舉辦線上講座發表會(直播/錄播/導播機/結合 Zoom),歡迎洽詢 Accupai 雲攝影

找線上活動!辦線上活動!盡在 ACCUPASS 活動通!

我是迪哥 Disney ,我樂在體驗生活、熱愛參加各類活動,會把很多新知和好玩的東西打成心得分享給大家

我接著也會試著以懶人包的型式呈現我的每篇文章,歡迎追蹤我的 IG 帳號 — 迪哥筆記

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嗨!我是迪哥!社群x科技x活動人! 從產品經理到營運副總,8年的互聯網旅程持續進行中。 專長是商務開發、商業簡報、產品策略與運營! 在這會分享我在產品經理職涯,一路上的心得和收穫! 喜歡我的文章,不要忘了追蹤我的 Medium 哦

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